پروفرما اینویس (proforma invoice) چیست؟

اولین سندی که فروشنده در هر شرکت تجاری بین المللی صادر می کند پروفرما اینویس است. در واقع پس از ارتباط دو طرف با قرارداد و توافق نهایی، سندی به نام فاکتور پرفورما توسط فروشنده برای خریدار ارسال می شود تا خریدار بتواند اطلاعاتی مانند نحوه پرداخت، روش انتقال، مبلغ، نام، قیمت را بررسی کند. . . ، تولید کننده و … حضور پروفرما در بسیاری از امور تجاری مانند ثبت سفارش کالا، تسویه کالا، خرید سرمایه از سیستم های بانکی الزامی است.

تعریف پروفرما اینویس در تجارت خارجی چیست؟

هرچه در مذاکرات خریدار و فروشنده به عنوان توافق در نظر گرفته شود، در پایان مذاکرات، فروشنده پیش فاکتور را برای خریدار ارسال می کند. این قراردادها شامل قیمت، شرایط تحویل، زمان تحویل، شرایط پرداخت، توضیحات کامل محصول و … می باشد که در پیش فاکتور منعکس شده است.

پیش فاکتور در تجارت بین الملل مبنای تهیه فرم سفارش محصول، گشایش اعتبار اسنادی (LC) و همچنین تنظیم قرارداد فروش می باشد. بنابراین سند بسیار مهمی در تجارت خارجی است. به عبارت دیگر پروفرما خروجی مذاکرات طرفین و ورودی ثبت سفارش، اعتبار اسنادی و قرارداد فروش است.

آماده سازی پروفرما اینویس

برای تهیه پروفرما اطلاعات زیر مورد نیاز است که در استعلام نامه از فروشنده درخواست می شود.

قیمت واحد و تعداد کل برای هر مورد
منشا مواد
حمل دریایی
مدت اعتبار پروفرما
تاریخ تحویل
مشخصات حمل و نقل
تست بازرسی، بازرسی
شرایط پرداخت

صدور  پروفرما اینویس

پس از مکاتبه و مذاکره بین خریدار و فروشنده و نهایی شدن شرایط معامله، فروشنده پیش فاکتور صادر می کند. پروفرما اولین سند معامله بین المللی است که در آن شرایط معامله ذکر شده است. این سند در ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی، ترخیص کالا استفاده می شود.

فاکتور بر اساس اطلاعات پیش فرم صادر می شود، بنابراین آشنایی با شرایط پیش فرم بسیار مهم است.

اخذ پروفرما اینویس:

با توجه به درخواست خریدار، فروشنده برای خریدار پیش فاکتور صادر می کند.

بررسی دقیق مندرجات پروفرما اینویس

درج اطلاعات دقیق و بدون خطا در پیش فاکتور به منظور جلوگیری از کند شدن روند انجام فرآیندهای مختلف از جمله ترخیص کالا یا ثبت سفارش کالا و بروز مشکلات احتمالی بین دو طرف معامله. ; برای این منظور به بررسی کامل برخی از مندرجات پیش فاکتور می پردازیم.

مدت اعتبار

در واقع پیش فاکتور نوعی فاکتور است که فروشنده قیمت و شرایط خاص کالا را به اطلاع خریدار می رساند.

یکی از مهمترین نکات در معاملات تجاری، بیان مدت زمانی است که خریدار می تواند برای خرید با فروشنده تماس بگیرد. در واقع به این ترتیب فروشنده مدت اعتبار شرایط مورد نظر را اعلام می کند. مدت اعتبار پیش فاکتور نیز می تواند برای افتتاح اعتبار اسنادی مهم باشد. لذا پیشنهاد می کنیم در آن ذکر شود.

نام محصول

نام کالا، نوع آن و توضیحات آن از مهم ترین مواردی است که باید به صورت دقیق و کامل در فاکتور پرفورما درج شود.

درج نام کالا برای شناسایی، ارزیابی در گمرک برای ترخیص کالا و طبقه بندی بسیار مهم است و حتی گاهی فروشنده در پیش فاکتور تعرفه ۸ رقمی کالا را ذکر می کند.

مقدار کالا

به طور معمول قیمت و شرایط اعلام شده توسط فروشنده بستگی به مقدار کالای خریداری شده دارد، به همین دلیل لازم است قیمت و شرایطی مانند واحد شمارش کالا، وزن، تعداد و حجم کالا به طور کامل درج شود. 

قیمت کالا

یکی از مهمترین نکات درج شده در پیش فاکتور قیمت محصول می باشد. در واقع، قیمت بستگی زیادی به شرایط معامله دارد. برای این منظور معمولا پس از تعیین برخی شرایط و توافقات مطرح می شود.

قیمت واحد و قیمت کل دو روش برای بیان قیمت محصول در فاکتور پرفورما می باشد. در صورتی که پیش فاکتور شامل چند اقلام باشد، قیمت واحد هر کالا در ستون زیر درج می شود و با ضرب قیمت واحد در تعداد اقلام، قیمت کل اقلام به دست می آید.

حمل و نقل

در صورتی که طبق توافقات انجام شده، فروشنده موظف به انجام هماهنگی های لازم برای حمل و پرداخت کرایه آن باشد، لازم است مبلغ مورد نظر برای پرداخت هزینه های این اقلام در پروفرما قید شود. در این صورت فروشنده علاوه بر ذکر قیمت کل و قیمت واحد، هزینه ارسال را نیز جداگانه لحاظ می کند.

کشور و سازنده

در شرایطی ممکن است امکان خرید مستقیم از تولیدکننده محصول وجود نداشته باشد و خریدار مجبور به خرید از واسطه ها شود و یا به دلیل تشکیل شرکت های چند ملیتی شاهد مشارکت چند کشور در تولید یک محصول باشیم. . برای این منظور ذکر نام کشور مبدا و طرف معامله به تفکیک در اظهارنامه های گمرکی ضروری است. برای تکمیل فرم اظهارنامه گمرکی کشور سازنده را در باکس ۱۰ و ۱۶ و کشور صادر کننده را در کادر ۱۱ و ۱۵ وارد نمایید.

واحد پول

از آنجایی که خریدار و فروشنده در حال انجام یک معامله تجاری بین المللی هستند، برای پرداخت مبلغ توافق شده باید نوع ارز را اعلام کنید. معمولاً نوع ارز را فروشنده تعیین می کند، اما خریدار نیز باید آن را بپذیرد و با توافق طرفین باشد. در این راه به محدودیت های بانکی و رویه های قانونی توجه زیادی داشته باشید.

جزئیات بسته بندی

بسته بندی محصولات صادراتی باید متناسب با نوع و وزن کالا، مسافتباشد. و همچنینبر اساس نوع حمل و نقل هوایی، زمینی یا دریایی باشد. به همین دلیل بسته بندی باید به گونه ای باشد که در هنگام حمل و نقل آسیبی به آن نرسد.

فرهنگ و سلیقه هر کشور مهم است که باید به آن توجه کرد. چنین نکاتی باید مشخص شود و برای بررسی بهتر به طور کامل در پیش فاکتور یا فاکتور درج شود.

جزئیات نحوه حمل و نقل کالا

تعیین نوع، مبدا، مقصد و وسیله حمل و نقل (کشتی، کامیون، هواپیما، قطار و خطوط لوله) از مواردی است که برای استفاده در ترخیص کالا و سایر امور گمرکی باید در پروفرم ذکر شود.

نوع وسیله نقلیه مورد استفاده برای حمل کالا تأثیر زیادی بر قیمت کل دارد. بنابراین لازم است که آن را به طور کامل و صریح توسط فروشنده درج شود.

روش پرداخت

تعیین نوع یا نحوه پرداخت و مدت زمان آن یکی از مهم ترین نکاتی است که باید در پیش فاکتور اعلام شود. خرید اکانت یا خرید اعتباری، پیش پرداخت، خرید با استفاده از برات بدون تعهد و خرید با گشایش اعتبار اسنادی ۴ روش پرداخت اصلی در معاملات تجاری بین المللی است که باید مورد توجه قرار گیرد.

چرا به یک پروفرما اینویس نیاز است؟

برای درک اهمیت صدور پروفرما، اجازه دهید مثالی بزنم. فرض کنید شما یک شرکت تولید کننده قطعات یدکی هستید و به محض دریافت سفارش، بدون مذاکره و تایید خریدار اقدام به ساخت قطعات می کنید. پس از اتمام مراحل تولید فاکتور، آن را برای خریدار ارسال می کنید، اما خریدار ناراضی است و می گوید زمان تحویل دیر است، مبلغ بسیار زیاد است، شرایط پرداخت منصفانه نیست و ….

در این صورت اگر دو طرف به توافق نرسند، تمامی محصولات تولیدی در دست فروشنده باقی می ماند. اگر پیش فاکتور صادر می شد و خریدار و فروشنده با خواسته های خود موافقت می کردند، این اتفاق نمی افتاد.

۱- یکی از مهمترین مزایای پروفرما کاهش خطا است.
۲- نوعی عقد قانونی محسوب می شود و مورد استفاده قانونی قرار می گیرد.
۳- کلیه اطلاعات مربوط به معامله را به طور کامل و با جزئیات بیان می کند.
۴- پرداخت را از طریق بانک ها انجام می دهد.
۵- زمان معامله را کاهش می دهد.

کاربردهای پیش فاکتور

بسیاری از مردم تصور می کنند که استفاده از پیش فاکتور برای دانستن محدوده قیمت کالا است. در صورتی که این تنها یکی از کاربردهای پیش فاکتور در معاملات بین المللی است. خریدار خارجی با صدور پیش فاکتور توسط فروشنده این امکان را دارد که برای اخذ مجوز واردات و یا دریافت حمایت دولتی، پیش فاکتور را به مقامات کشور خود تحویل دهد.

هر کالایی برای ورود به کشور باید در سامانه تجارت ثبت شود. بنابراین پیش فاکتور ضروری است. در صورتی که به عنوان خریدار قصد واردات کالا را دارید ابتدا باید با ارائه پیش فاکتور و سایر مدارک مجوز مربوطه را از سازمان صمت اخذ نموده و سپس اقدام به خرید کالا نمایید. در صورت بررسی و تایید درخواست شما توسط وزارت حریم خصوصی، می توانید مراحل ثبت سفارش را آغاز کرده و معامله را نهایی کنید.

ارائه پروفرما به بانک جهت دریافت تسهیلات ارزی و حواله، ارائه به سازمان تخصصی مربوطه جهت اخذ مجوزهای لازم جهت ترخیص کالا و ثبت سفارش کالا در سامانه تجارت از مهمترین کاربردهای پیش فاکتور می باشد. .

گمرک یک پیش فاکتور برای شناسایی عوارض، مالیات و سایر هزینه های واردات و اطمینان از انطباق با الزامات صادرات دریافت می کند. از طرفی مطالب مندرج در پروفرما مبنای تکمیل چندین فرم از جمله ثبت سفارش و گشایش اعتبار اسنادی می باشد. در صورتی که نقاط مورد علاقه طرفین به طور دقیق وارد نشده باشد و اعتبار اسنادی بر اساس آن گشایش شود، ممکن است پس از گشایش و ابلاغ اعتبار اسنادی، اصلاح آن لازم باشد. بنابراین صدور پیش فاکتور دقیق از فروشنده ضروری است.

علاوه بر تمامی این موارد برای شرکت در دعاوی و مزایده های بین المللی نیاز به دریافت پیش فاکتور یا پیش فاکتور دارید.

تفاوت فاکتور تجاری و پیش فاکتور چیست؟

توجه داشته باشید که پیش فاکتور یا PI است که منجر به امضای قرارداد فروش می شود. سپس وقتی فروشنده بخواهد رسماً در قالب عقد بیع از خریدار وجه دریافت کند، فاکتور تجاری صادر می کند.

در خریدهای خارجی، PI به صورت کلی و در یک نسخه صادر می شود. اما در فرآیند ارسال جزئی، همان نسخه تک پیش فرم در سه نسخه فاکتور یا فاکتور تجاری ارسال می شود. به عنوان مثال یک پریفرم حاوی ۱۰۰۰۰ قلم به سه فاکتور فروش ۳۰۰۰، ۵۰۰۰ و ۲۰۰۰ تقسیم شده و ارسال می شود.

تفاوت بین پیش فاکتور TT  و اعتبار اسنادی LC چیست؟

پروفرما الزامی است که توسط فروشنده در اعتبار اسنادی یا LC صادر شود و به عنوان یکی از مدارک ارائه شده به بانک الزامی است. اما در روش TT ممکن است فروشنده به شما پیش فاکتور ندهد. و شما همچنان با او قرارداد ببندید و خرید کنید.

به طور کلی وجود پریفرم در اعتبار اسنادی الزامی بوده و ورودی قرارداد فروش می باشد. و قرارداد بر اساس آن تنظیم می شود. اما در روش پرداخت TT، پیش فاکتور در صورت وجود یکی از پیوست های قرارداد است. اما پیشنهاد می کنیم این سند معتبر و استاندارد را از فروشنده بخواهید.

چرا باید هزینه ارسال از هزینه محصول جدا باشد؟

هم در پیش فاکتور و هم در فاکتور تجاری هزینه ارسال باید جدا از هزینه محصول باشد. زیرا اگر نه:

هزینه ها برای خریدار شفاف نیست.
اگر این هزینه ها انباشته و شفاف نباشد، گمرک ارزش استنباط شده هزینه حمل کالا را ۱۰ درصد قیمت کالا در نظر می گیرد. و شامل ۱۱۰% حقوق گمرکی می باشد که در این صورت خریدار متضرر خواهد شد.
هزینه های جاده ای برای حمل و نقل داخلی کالا (معمولاً ۱۰٪ تا ۱۵٪) بر اساس قیمت کل کالاهای درج شده در پیش فاکتور محاسبه می شود.

سوالات متداول:

چه کسی پروفرما اینویس را صادر می کند؟

اولین سندی که فروشنده در هر معامله تجاری داخلی و بین المللی صادر می کند، پیش فاکتور است. این سند با توافق طرفین توسط فروشنده برای خریدار ارسال می شود.

چرا به پروفرما اینویس نیاز داریم؟

از این فاکتور می توان برای خرید سهام از سیستم های بانکی، گشایش اسناد اعتباری، انجام مراحل ترخیص کالا از گمرک و ثبت سفارش کالا استفاده کرد.

خرید نهایی کالای خارجی چه زمانی قابل انجام است؟

پس از انجام توافقات با فروشنده، ارسال اظهارنامه به سازمان صمت و تایید آن توسط سازمان، طبق پروفرما مراحل خرید را تکمیل نمایید.

چه مواردی در پروفرما اینویس گنجانده شده است؟

مدت اعتبار پروفرما. تاریخ. نحوه پرداخت. نحوه ارسال. مشخصات بسته بندی. مشخصات کامل محصول و نام و آدرس فروشنده و خریدار از جمله مواردی است که باید در آن ذکر شود.

در صورت هرگونه سوال و نظر با مجموعه نگار صنعت ماهان تماس حاصل فرمایید.